Beleid betreffende de bescherming van het privéleven a rolling stone (ARS) vzw 

Neem de nodige tijd om dit beleid aandachtig te lezen. Het biedt een antwoord op de voornaamste vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u daarna nog vragen of opmerkingen, laat het ARS vzw weten en stuur een mail naar arollingstonevzw@gmail.com.

Bij  het opstellen van dit beleid heeft ARS vzw rekening gehouden met de geldende privacyregelgeving en meer bepaald de Verordening (EU) nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG).

1. Algemene principes

ARS vzw ziet erop toe dat uw persoonsgegevens, d.w.z. alle informatie in verband met u als geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘gegevens’), conform de geldende wetgeving worden verwerkt.

Het doel van dit privacybeleid is om u, als bezoeker, schenker, leverancier of andere persoon die contact met ons opneemt, eenvoudig en helder uit te leggen welke gegevens ARS vzw over u verzamelt, hoe ARS vzw ze verwerkt, aan wie ARS vzw ze overdraagt en welke maatregelen genomen zijn om ze te beveiligen.

Voor bepaalde specifieke verwerkingen kan de manier waarop ARS vzw uw gegevens verwerkt, worden bepaald door andere specifieke beleidslijnen. In dat geval verwittigt ARS vzw u vooraf en deelt ze u die andere specifieke beleidslijnen mee.

A Rolling Stone vzw heeft het recht om haar privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie vindt u steeds terug op de volgende website: https://arollingstone.be/privacy.

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De vzw A Rolling Stone (hierna ‘ARS vzw’, ‘we’ of ‘wij’ genoemd), met maatschappelijke zetel in België, Koningin Elisabethlaan 19, 9100 Sint-Niklaas en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0674.489.597, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens voor de hierna vermelde doeleinden.

ARS vzw is uw gesprekspartner en garandeert tegenover alle toezichthouders de naleving van de regelgeving betreffende de verwerking van uw gegevens. ARS vzw bepaalt de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt, de middelen die daarvoor worden ingezet en alle kenmerken van de verwerking, zoals uitgelegd in dit beleid. ARS vzw staat jonge erkende vluchtelingen bij om zich te integreren in de maatschappij.

Meer informatie over de activiteiten van ARS vzw vindt u terug op de website: https://arollingstone.be.

3. Neem contact met ARS vzw op als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens.

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, schrijf dan naar A Rolling Stone vzw op het volgende postadres: Koningin Elisabethlaan 19 – 9100 Sint-Niklaas of stuur een e-mail naar arollingstonevzw@gmail.com.

4. Welke gegevens verwerkt ARS vzw en hoe communiceert ARS vzw met u?

ARS vzw verzamelt uw gegevens via formulieren of documenten die zij met u uitwisselen, met name via e-mail of per post, of via een ander communicatiemiddel.

ARS vzw gebruikt geen sociale media kanalen (bv. Facebook, Twitter, Instagram, TikTok, …) of andere platforms voor sociale interactie en communicatie (bv. WhatsApp) om met u persoonlijk te communiceren. Indien u ervoor kiest om wel op die manier te communiceren, kan ARS vzw de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de communicatie niet garanderen omdat deze kanalen hun eigen gebruiksvoorwaarden hebben.

ARS vzw kan gegevens over u ook via externe bronnen ontvangen en verwerken:

• van een gezinslid;
• van een kennis;
• van professionele gegevensleveranciers;
• van openbare diensten (publicatie, website, pers, Kruispuntbank van Ondernemingen, sociale netwerken, UBO-register, ...).
• ARS vzw verwerkt uw gegevens op basis van de informatie die u haar meedeelt en die geacht wordt correct en echt te zijn.

ARS vzw kan u elektronische communicaties sturen van administratieve aard.

ARS vzw kan uw elektronische gegevens zoals uw telefoonnummer, uw e-mail adres of uw bankadres (IBAN rekeningnummer), verwerken om u via elektronische communicatie te bereiken, hetzij voor een mededeling of hetzij voor algemene informatie.

U vindt hierna de niet-exhaustieve lijst van categorieën en voorbeelden van gegevens die ARS vzw kan verwerken.

5. Op welke grond en voor welke doeleinden verwerkt ARS vzw uw gegevens?

ARS vzw verwerkt uw gegevens uitsluitend op basis van wettelijke gronden zoals bepaald in de privacyregelgeving en voor de doeleinden die ARS vzw bepaalt.

In het algemeen berusten de gegevensverwerkingen die ARS vzw uitvoert op één van de volgende rechtsgronden: de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen (5.1), de uitvoering van de contracten (5.2), het nastreven van de legitieme belangen van ARS vzw (5.3) en in sommige gevallen, enkel op basis van uw toestemming voor de verwerking van die gegevens (5.4).

In elk geval ziet ARS vzw erop toe dat enkel die gegevens verwerkt worden die strikt noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de hieronder beschreven doeleinden.

5.1. Naleving van de wettelijke verplichtingen

Als vzw is A Rolling Stone onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen waardoor ze talrijke gegevens moet verwerken om al haar wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen.

Zo verwerkt ARS vzw bijvoorbeeld uw gegevens voor de naleving van de regelgeving betreffende het voeren en beheren van de boekhouding en fiscaliteit in verband met de werking van ARS vzw.

Overeenkomstig deze wettelijke verplichtingen is het mogelijk dat ARS vzw uw gegevens aan overheidsinstanties moet meedelen of ze met derden delen (zie hieronder, punt 7.).

5.2. Uitvoering van het contract

Om met u een contract te kunnen afsluiten, zal ARS vzw een aantal van uw gegevens voorafgaandelijk opvragen en verwerken, om met name:

• uw aanvraag te kunnen opvolgen;
• de voorwaarden te bepalen waaronder het contract kan worden gesloten.

Wanneer een contract met ARS vzw wordt gesloten, verwerkt ARS vzw uw gegevens met het oog op een goede uitvoering van dit contract en met name:

• het beheer van het contract;
• het beheer en de follow-up van de geleverde producten en diensten krachtens het contract;
• de follow-up van de betalingen en de goede uitvoering van het contract;
• het beheer van eventuele juridische geschillen;
• het beheer van de relatie met u.

Er zijn daarnaast nog andere redenen waarom ARS vzw uw persoonsgegevens dient te verwerken maar dat is steeds in het strikte kader van de uitvoering van het contract.

5.3. Het gerechtvaardigd belang van ARS VZW

ARS vzw verwerkt uw gegevens eveneens voor de voortzetting en behartiging van haar legitieme belangen. ARS vzw streeft ernaar een juist evenwicht te bewaren tussen haar legitieme belangen en uw fundamentele rechten en vrijheden, waaronder met name uw recht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

In deze context kan ARS vzw uw gegevens verwerken voor verschillende concrete doeleinden die een onderdeel vormen van de werking van ARS vzw als vzw, de wil om haar  diensten te verbeteren en om haar verantwoordelijkheden als organisatie te volbrengen.

Hebt u toch bezwaren tegen deze verwerkingen, dan kunt u uw recht van bezwaar (cfr. 10.4) uitoefenen.

Hieronder gaan we dieper in op de concrete doeleinden waarvoor uw gegevens mogelijks moeten worden verwerkt.

a) Voor de werking van onze organisatie

• om u te informeren over de werking van ARS vzw
• om onze nieuwsbrief en/of reclame over ARS vzw te verzenden
• u de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
• om u een fiscaal attest te bezorgen bij een gift vanaf het door de fiscus vastgestelde minimumbedrag
• om uw gedrag op de website te analyseren zodat we de website kunnen verbeteren en het kunnen afstemmen op uw voorkeuren
• om in het kader van de relatie met de sympathisanten, elektronische berichten sturen (e-mail, sms, …), echter niet voor direct marketing doeleinden (zie punt 5.4)
• de gebruikerservaring op de website(s) van ARS vzw verbeteren door middel van cookies. Meer informatie over cookies, hun doel en de mogelijkheid om een aantal ervan te blokkeren, vindt u in de Cookie Policy van ARS vzw https://arollingstone.be/cookies.

b) Voor onze interne organisatie

• om de organisatorische doeltreffendheid van ARS vzw te versterken of te optimaliseren;
• de veiligheid, de bescherming en de opvolging van personen te garanderen;
• om de bescherming van de ARS vzw-goederen te garanderen en te zorgen voor de gerechtelijke verdediging ervan;
• het ARS vzw -personeel opleiden waarbij de leerstof wordt geïllustreerd aan de hand van reële situaties of via simulaties of rollenspelen, enz.;
• het organiseren van onze interne en externe communicatie, publieke relaties en pers;
• statistische studies uitvoeren voor verschillende doeleinden, zoals risicoanalyse en tarifering, reglementaire rapportering, verbetering van de doeltreffendheid van de interne controle, fraudeanalyse en fraudebestrijding, onderzoek van statistische afwijkingen, veiligheid en andere niet-commerciële doeleinden.
• de gebruikerservaring op de website(s) van ARS vzw verbeteren door middel van cookies. Meer informatie over cookies, hun doel en de mogelijkheid om een aantal ervan te blokkeren, vindt u in de Cookie Policy van ARS vzw https://arollingstone.be/cookies.

5.4. Uw toestemming

In die situaties waarin ARS vzw de verwerking van uw persoonsgegevens niet kan verantwoorden hetzij vanuit een wettelijke of contractuele verplichting, hetzij vanuit een legitiem belang, zal ARS vzw steeds uw toestemming vragen.

Wanneer u uw toestemming geeft voor de behandeling van uw gegevens, dan hebt u altijd de mogelijkheid uw toestemming in te trekken zoals voorzien in punt 10.7.

6. Verwerking van uw gevoelige gegevens

Gevoelige gegevens (meestal gezondheidsgegevens of gerechtelijke gegevens), verwerkt ARS vzw enkel wanneer ze verplicht is krachtens een wetgeving of in het kader van een geschil, of als de toestemming hiertoe gegeven werd, maar steeds met alle nodige voorzorgsmaatregelen 
Iedere persoon die onder de verantwoordelijkheid van ARS vzw werkt, is gebonden door een geheimhoudingsplicht.

7. Met wie deelt ars vzw uw gegevens?

7.1. De verwerkers

ARS vzw doet soms beroep op hulppersonen, meestal voor heel specifieke taken. Wanneer betrokken persoon/bedrijf hiervoor uw persoonsgegevens moet verwerken, spreekt men over een ‘verwerker’. In dat geval blijft ARS vzw de eindverantwoordelijke en kan de verwerker uw gegevens niet voor eigen rekening of op eigen initiatief hergebruiken. ARS vzw kiest haar verwerkers met de nodige zorg uit en maakt concrete afspraken over de veiligheid en vertrouwelijkheid. ARS vzw gaat ook enkel die gegevens delen die de verwerker echt nodig heeft voor de uitvoering van zijn opdracht.

Wie zijn de verwerkers van ARS vzw?

• ARS vzw doet voornamelijk beroep op verwerkers, zoals consultants en leveranciers van ICT-diensten.
•  Verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) : in de regel verwerkt ARS vzw de persoonsgegevens binnen de EER en is op die verwerkingen de AVG integraal van toepassing. Soms worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, bijvoorbeeld omdat een verwerker of diens datacenter aldaar gevestigd is. Als vuistregel hanteert ARS vzw dat de persoonsgegevens buiten Europa eenzelfde niveau van bescherming genieten als bij een verwerking binnen Europa. ARS vzw doet dat door contractueel een verhoogd beveiligingsniveau te eisen van onze internationale partners.

Er zijn ook situaties denkbaar waarbij beide partijen verantwoordelijk blijven voor de verwerking van de persoonsgegevens.

7.2. Andere ontvangers

Binnen het kader van de bovenvermelde doelen en in zoverre dit gerechtvaardigd is, kan ARS vzw relevante bijkomende gegevens verkrijgen van of delen met overheden, sectortoezichthouders , financiële instellingen en andere derden die rechtmatig betrokken zijn bij beheer van de doelstellingen van ARS vzw.

8. Hoelang bewaart ARS vzw uw gegevens?

ARS vzw heeft een beleid ten aanzien van de bewaring van persoonsgegevens. ARS vzw bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doeleinden van de gegevensverwerking te bereiken. De bewaartermijn kan dus verschillen naargelang het doel. 
Na het verstrijken van de bewaartermijnen, zal ARS vzw de persoonsgegevens vernietigen, pseudonimiseren, anonimiseren of overbrengen naar een bestemming ten behoeve van archiefbeheer of te waarborging van geschillenbeslechting.

ARS vzw kan gearchiveerde persoonsgegevens analyseren voor het verrichten van historische, statistische of wetenschappelijke analyse.

9. Veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens

9.1. ARS vzw neemt concrete maatregelen om uw gegevens te beveiligen

ARS vzw beschermt uw gegevens die onder haar toezicht staan.

Afhankelijk van concrete situaties en de risicobeoordeling neemt ARS vzw technische en organisatorische beschermingsmaatregelen om de toegang, het verlies of de ongepaste verspreiding van uw gegevens te vermijden en op te sporen. Encryptie, antivirussoftware, firewalls, toegangscontroles, een strenge selectie van de personen die er toegang toe hebben en van onze leveranciers zijn hiervan enkele voorbeelden.

9.2. Beperkte toegang tot uw gegevens binnen ARS vzw

ARS vzw geeft enkel toegang tot uw gegevens aan bepaalde personen op basis van hun activiteiten en uitsluitend indien die gegevens relevant zijn voor de uitvoering van hun taken.

Aan alle vrijwilligers wordt gevraagd om de geheimhoudingsplicht in acht te nemen.

9.3. Schending van de informatiebeveiliging van ARS vzw

Bij een toevallige of onrechtmatige schending van de beveiliging die de vernietiging, het verlies, een wijziging, een niet-toegelaten verspreiding of toegang tot uw gegevens tot gevolg hebben, zal ARS vzw alles in het werk stellen om de oorzaak van die schending te identificeren en passende herstelmaatregelen te nemen.

Overeenkomstig de regelgeving zal ARS vzw u in bepaalde gevallen inlichten over dat incident en het aan de Gegevensbeschermingsautoriteit meedelen.

10. Wat zijn uw rechten?

Als gegevens die u toebehoren worden verwerkt, dan hebt u rechten.

Hierna vindt u meer uitleg over elk van die rechten evenals de informatie over hoe u ze kunt uitoefenen.

10.1. Toegangsrecht

U kunt te allen tijde vragen om overzicht van uw gegevens die door ARS vzw worden verwerkt te raadplegen of te verkrijgen.
Dit recht omvat het feit dat u aan ARS vzw vraagt of ARS vzw uw gegevens verwerkt, voor welke doeleinden, de gegevenscategorieën, de ontvangers met wie ARS vzw uw gegevens deelt.

In een aantal specifieke gevallen kan ARS vzw u het inzagerecht weigeren, met name wanneer ARS vzw daar een gemotiveerde reden tot heeft, wanneer de bescherming van de gegevens van een derde dat rechtvaardigt of wanneer een intellectueel eigendomsrecht daardoor onevenredig zou worden getroffen.

10.2. Recht op rectificatie

Als u vaststelt dat uw gegevens waarover ARS vzw beschikt incorrect of onvolledig zijn, kunt u vragen om die gegevens te corrigeren of aan te vullen.

10.3. Recht op wissing

Als u meent dat ARS vzw bepaalde van uw gegevens onterecht verwerkt, kunt u vragen dat die gegevens worden gewist. Al naargelang het geval zal ARS vzw al dan niet aan dit verzoek gevolg geven, met name rekening houdend met de wettelijke bepalingen die ARS vzw verplichten om die gegevens te bewaren of als ze bijvoorbeeld nodig zijn voor de verdediging van een rechtsvordering of nog afhankelijk van de legitieme belangen van ARS vzw.

10.4. Recht van bezwaar

In het kader van de verwerkingen zoals bedoeld in artikel 5.3 en om redenen die met uw situatie te maken hebben, hebt u het recht om u te allen tijde te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. ARS vzw zal aan uw verzoek gevolg geven, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die prevaleren boven uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

U kunt zich te allen tijde, op eerste verzoek en kosteloos, verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing doeleinden.
Dit recht van bezwaar kan uitgeoefend worden zoals voorzien in punt 10.9.

10.5. Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties kunt u een recht op beperking van de verwerking van uw gegevens hebben. Wanneer de verwerking werd beperkt, zal ARS vzw, met uitzondering van de opslag, uw gegevens nog enkel kunnen verwerken met uw toestemming, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen, of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of nog om gewichtige redenen van algemeen belang.

10.6. Recht op overdraagbaarheid

U hebt het recht om te vragen dat de gegevens die u aan ARS vzw hebt meegedeeld in elektronische vorm,  aan een derde van uw keuze of aan uzelf worden overgedragen. ARS vzw geeft gevolg aan dat verzoek binnen de grenzen van de wetgeving op de gegevensbescherming.

10.7. Recht om uw toestemming in te trekken

Als ARS vzw uw toestemming vraagt voor een verwerking, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

10.8. Recht op een menselijke blik bij automatisch genomen beslissingen

Wanneer ARS vzw een besluit zou nemen dat uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) en welke u bovendien in aanzienlijke mate kan aanbelangen, zal ARS vzw u de nodige informatie verschaffen over het bestaan, het belang, de logica en de te verwachten gevolgen van deze verwerking. Deze informatie zal zo concreet en praktisch mogelijk zijn zodat u een overzichtelijk beeld krijgt van de mogelijke gevolgen van het besluit.

Gaat u niet akkoord met het resultaat van het proces, kunt u altijd contact opnemen met een van de medewerkers van ARS vzw of ARS vzw laten weten waarom u het er niet mee eens bent.

De bekendmaking van de logica van de geautomatiseerde besluitvorming mag echter geen afbreuk doen aan bedrijfsgevoelige informatie of intellectuele eigendom van de onderliggende software en algoritmes.

10.9. Hoe uw rechten uitoefenen?

Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een gedateerd en ondertekend schriftelijk verzoek met een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart naar onze functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) op het volgende postadres: ARS vzw, Functionaris voor gegevensbescherming, Koningin Elisabethlaan 19, 9100 int-Niklaas of een e-mail naar arollingstonevzw@gmail.com.

10.10. Recht om klacht in te dienen

Als u een klacht hebt over de uitoefening van uw rechten, staan de medewerkers van ARS vzw eveneens klaar om u te helpen, via e-mail: arollingstonevzw@gmail.com, per brief, ARS vzw, Koningin Elisabethlaan 19, 9100 Sint-Niklaas.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, per brief naar Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via mail naar commission@privacycommission.be of telefonisch op het nummer + 32 2 274 48 00.

11. Specifieke reglementering

Voor bepaalde specifieke verwerkingen, moet ARS vzw bijkomend rekening houden met andere reglementering. De bewakingscamerawetgeving is daarvan een voorbeeld. ARS vzw gebruikt camera's in en rond haar gebouwen. Met duidelijk zichtbare stickers trekt ARS vzw uw aandacht op de aanwezigheid van een bewakingscamera. De beeldopnames worden slechts gedurende heel korte tijd (maximaal één maand) bewaard en daarna vernietigd. Aarzel niet om ons te contacteren indien u vragen hebt over de camerabeelden.